System do głosowania online - case study SDG

Stowarzyszenia, fundacje, izby zawodowe oraz inne organizacje członkowskie borykają się z rosnącymi trudnościami w organizacji tradycyjnych głosowań stacjonarnych. Frekwencja spada, koszty logistyczne rosną, a członkowie oczekują możliwości udziału w procesach decyzyjnych bez konieczności ponoszenia wydatków na dojazdy i noclegi. Jednocześnie organy nadzorcze stawiają coraz wyższe wymogi transparentności i dokumentacji procesów wyborczych.

System do głosowania online - case study SDG

WebReklama podjęła się realizacji projektu dla SDG, dostarczając kompletny system do głosowania online, przygotowany zgodnie ze ścisłą specyfikacją techniczną. Zlecenie wymagało stworzenia dedykowanej aplikacji internetowej, która nie tylko pozwoli na przeprowadzenie pojedynczego głosowania, ale stanowi skalowalne oprogramowanie klasy enterprise. Nasz zespół zaprojektował uniwersalny system do głosowania elektronicznego. To oznacza, że jego struktura pozwala na adaptację do potrzeb różnorodnych instytucji, od stowarzyszeń po korporacyjne organy nadzorcze. Kluczem do tej elastyczności jest architektura oparta na "Platformach" – każdorazowo tworzona instancja posiada własny link, listę kandydatów, zbiór uprawnionych użytkowników oraz wyznaczone ramy czasowe, co eliminuje ryzyko mieszania danych między oddzielnymi akcjami.

Oddanie aplikacji dla SDG to też dobry moment, aby oprócz pochwalenia się realizacją przybliżyć systemy do głosowania online i w jakie funkcjonalności możemy je wyposażyć. 

Standardowe, ogólnodostępne platformy do głosowania online najczęściej nie spełniają specyficznych wymogów statutowych polskich organizacji. Brak w nich elastyczności w definiowaniu ról, ograniczone możliwości weryfikacji uprawnień, niewystarczające mechanizmy zapewniające tajność głosowania oraz brak zaawansowanych funkcji raportowania.

Dlaczego gotowe rozwiązania nie wystarczają?

1. Sztywna struktura ról i uprawnień
   Większość platform oferuje uproszczony podział na administratora i użytkownika. Tymczasem wiele organizacji posiada rozbudowaną strukturę i wymaga złożonej hierarchii: superadministratora, administratora głosowań, komisji wyborczej, sekretarzy posiedzeń, delegatów regionalnych, członków zwyczajnych oraz obserwatorów zewnętrznych. Każda z tych ról ma inny zakres dostępu do danych i funkcji systemu.
2. Paradoks weryfikacji i anonimowości
   Jednoczesne zapewnienie pewnej weryfikacji tożsamości użytkownika i całkowitej anonimowości jego głosu w przypadku głosowań tajnych stanowi wyzwanie technologiczne. Systemy SaaS (Software as a Service) często wymagają kompromisów w jednym z tych obszarów.
3. Ograniczenia w zarządzaniu procesem
   Brak możliwości dynamicznego przedłużenia głosowania w sytuacjach nadzwyczajnych, niemożność tworzenia wielu platform głosowania w ramach jednego wydarzenia czy ograniczona kontrola nad listami kandydatów dyskwalifikują uniwersalne narzędzia.
4. Niewystarczające raportowanie
   Organy nadzorcze wymagają szczegółowych protokołów w określonych formatach, list obecności, anonimowych kart do głosowania oraz logów bezpieczeństwa. Generowanie tych dokumentów w gotowych systemach jest niemożliwe lub wymaga pracochłonnego przygotowania ręcznego.
5. Wymogi zgodności prawnej
   System do głosowania elektronicznego w Polsce musi spełniać wymogi RODO, specyficzne zapisy statutów organizacji, oraz posiadać specyficzne wymagania wynikające ze szczegółowych przepisów prawa. Standardowe platformy nie są projektowane z myślą o tym kontekście.

Głosowanie na wielu urządzeniach jednocześnie? Mamy na to rozwiązanie!

Proponowane przez nas oprogramowanie uwzględnia rygorystyczne procedury uwierzytelniania – osoby uprawnione otrzymują indywidualne dane logowania, a sesje są ograniczone do jednego urządzenia jednocześnie, co zapobiega współdzieleniu konta. Dodatkowo, implementacja blokad czasowych przy wielokrotnym błędnym wprowadzaniu hasła chroni system przed nieautoryzowanym dostępem. Funkcjonalność ta, wsparta możliwością konfiguracji ról Administratora i Sekretarza oraz generowaniem raportów w formacie XLS oraz protokołów wyników, czyni rozwiązanie efektywnym narzędziem do cyfryzacji procedur wewnętrznych. Dzięki możliwości importu kandydatów z plików tekstowych oraz zarządzania materiałami PDF, system głosowania online oferuje pełną kontrolę nad przebiegiem wydarzenia poprzez panel administracyjny.

Jak podeszliśmy do tematu tworzenia odrębnych głosowań

Proponowany przez nas system do głosowania online umożliwia tworzenie niezależnych Platform (wydzielonych części głosowania), także w ramach jednego wydarzenia. Każda Platforma ma własny link, własną listę uprawnionych, własnych kandydatów i niezależny harmonogram. Jest to rozwiązanie idealne dla organizacji wielooddziałowych, konferencji z wieloma sesjami wyborczymi czy podmiotów prowadzących głosowania w różnych okręgach.

Elastyczny system ról użytkowników

Systemy do głosowania, mimo że najczęściej są "szyte na miarę", to w większości przypadków mają zaimplementowaną funkcjonalność definiowania różnych ról użytkowników.

• Superadministrator: zarządzanie infrastrukturą
• Administrator głosowań: tworzenie i konfiguracja Platform, generowanie loginów i haseł, zarządzanie listami kandydatów, import użytkowników z plików.
• Komisja Wyborcza: nadzór nad procesem, dostęp do logów bezpieczeństwa, uruchamianie procedury awaryjnego przedłużenia głosowania (wymagającej konsensusu większościowego).
• Sekretarz: monitorowanie frekwencji w czasie rzeczywistym, pobieranie list uczestników, dostęp do wyników zbiorczych.
• Osoba uprawniona do głosowania: oddanie głosu, dostęp do materiałów PDF, możliwość pobrania potwierdzenia udziału.
• Obserwator: dostęp tylko do wyników zbiorczych w czasie rzeczywistym, bez możliwości ingerencji w proces.

Czas trwania i przedłużenie awaryjne

Administrator ustala precyzyjny termin rozpoczęcia i zakończenia głosowania z dokładnością do minuty. System sam kończy głosowanie w określonym czasie i dokonuje przeliczenia głosów i podając wynik.
Dodatkowo wyposażyliśmy narzędzie w unikalną funkcję awaryjnego przedłużenia, która umożliwia administratorowi wydłużenie głosowania. 

Zaawansowane raportowanie i generowanie protokołów

System automatycznie tworzy:

• Dashboard.
• Protokoły wyników: generowane w kolejności alfabetycznej kandydatów lub według liczby uzyskanych głosów.
• Listy obecności: plik XLS z loginami osób, które oddały głos.

System do głosowania tajnego z anonimizacją

W przypadku konieczności przeprowadzenia głosowania tajnego, jesteśmy w stanie zagwarantować anonimizację oddanych głosów, tak aby pozostali użytkownicy nie mieli informacji o tym, który użytkownik głosował w jaki sposób.

Zarządzanie listami kandydatów i materiałami

Oprócz standardowych funkcjonalności możemy dać administratorowi funkcjonalności pozwalające:

• Importować listę kandydatów z pliku tekstowego.
• Ustalać maksymalną liczbę kandydatów, których może wybrać jedna osoba (min. 1, max zdefiniowana dla Platformy).
• Dodawać do 10 plików PDF z materiałami informacyjnymi dla uczestników.
• Wgrywać logotyp sponsora w formacie JPG.
• Tworzyć własne pola dodatkowe (np. informacje o kandydatach, programy wyborcze).

Proces realizacji dedykowanego systemu do głosowania online

Współpracę z klientem najczęściej dzielimy na 5 etapów:

1. Analiza wymogów statutowych i biznesowych
• Warsztaty z Klientem
• Mapowanie procesów głosowania
2. Projektowanie architektury i UX
   • Stworzenie layoutu systemu
   • Stworzenie "klikalnego" prototypu.
3. Development 
   • Budowa backendu
   • Programowanie frontendu
4. Testy i audyt
   
   • Testy obciążeniowe (symulacja tysięcy użytkowników)
5. Szkolenia i uruchomienie
• Szkolenia administratorów
• Przygotowanie materiałów dla uczestników
• Wsparcie techniczne podczas pierwszego głosowania
• Opracowanie procedur awaryjnych

System do głosowania od WebReklamy - projektujemy pod konkretne wymagania

Dedykowany system do głosowania online to kompleksowe narzędzie organizacyjne, które rozwiązuje kluczowe wyzwania sektora B2B i instytucjonalnego. Umożliwia zwiększenie efektywności operacyjnej, obniżenie kosztów, zachowanie najwyższych standardów bezpieczeństwa i transparentności oraz dostosowanie się do wymogów compliance.

Jeśli Twój podmiot potrzebuje profesjonalnego systemu do głosowania elektronicznego, skontaktuj się z nami. Oferujemy bezpłatną konsultację technologiczną, podczas której przeanalizujemy Twoje wymagania, ocenimy możliwości integracji i przygotujemy wstępną wycenę.